home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Night Owl 9 / Night Owl CD-ROM (NOPV9) (Night Owl Publisher) (1993).ISO / 050a / filtoo15.zip / README.MED < prev    next >
Text File  |  1993-01-07  |  10KB  |  221 lines
  1. Please take a moment to read this ENTIRE file.  Filetool is not hard to run,
  2. but you do need an overview of how to use it effectively.
  3.  
  4. SAMPLE SPREADSHEET USE
  5. ======================
  6.  
  7. Here's just one example of how file tool can be useful.  Let's say you are
  8. at work and you need to get a special report from your MIS or Computer
  9. Department.  As usual, you are going to have to wait, or worse yet, your
  10. request is given LOW priority.
  11.  
  12. Darn, you say.  All the information that I need is buried in one or more
  13. standard reports that are available.  If only there was a simple way that I
  14. could EXTRACT the data that I need from those reports into my spreadsheet.
  15. Then I could manipulate the data exactly the way I need it.
  16.  
  17. If your computer department can give you those standard reports in
  18. ASCII file format.  You have all the power you need at your fingertips with
  19. FILETOOL!
  20.  
  21. If you are one of those POWER spreadsheet users you are probably thinking,
  22. HEY, my spreadsheet program allows me to import an ASCII file, and I can even
  23. PARSE the file.  Have you ever tried it?  Take a report with 10,000 lines and
  24. try to import it into your spreadsheet.  Try to remove the unwanted page
  25. headers and blank lines.  Try to separate out just the data that you need.
  26. Every report line is written to a single cell!
  27.  
  28. With FILETOOL you simply place MARKERS AND SEPARATORS and presto, you get a
  29. separate file of just the information that you want.  When you import it into
  30. your spreadsheet, each field is written to a separate cell.  All header and
  31. footer information as well as blank and unwanted lines are gone.
  32.  
  33.  
  34. SAMPLE DATABASE USE
  35. ===================
  36.  
  37. Again, you must be able to get your computer reports in ASCII file form.
  38. If you can . . . your in business.  Just use FILETOOL to highlight the records
  39. and fields that you want to import into your database.  I use FILETOOL all the
  40. time with a very popular database program.  You will be amazed how easy it is
  41. to set up a complete database with current data extracted from an up to date
  42. report.  Just import the file with the .PAR extension into your database.
  43.  
  44.  
  45. SAMPLE WORD PROCESSOR USE
  46. =========================
  47.  
  48. You want to mail a letter to your customers.  Your computer company can give
  49. you mailing labels, but you want to customize the mailing, so that the
  50. customers name and other personalized information is inserted into the text of
  51. the letter.
  52.  
  53. You have a standard report that has all the information that you need in it.
  54. Ask your computer company to give you the report saved to an ASCII file and you
  55. can use FILETOOL to extract the names and addresses as well as any other field
  56. that you want in the text of your letter.
  57.  
  58. You then can use your word processor to import the comma separated ASCII file
  59. with " delimiters into your word processor.  Note:  Word processors vary in the
  60. way they read fields.  One major word processor simply can not recognize an
  61. ASCII file with "," as a field delimiter.  The registered version of FILETOOL
  62. allows you to replace the record separator with one that your particular word
  63. processor will allow.  Don't be alarmed.  MOST word processors WILL ALLOW 
  64. records separators the way FILETOOL formats the data.
  65.  
  66.  
  67. A STEP BY STEP EXAMPLE
  68. ======================
  69.  
  70. FILETOOL is easy to use.  Print out this file and start the program by typing
  71. FILETOOL at the DOS prompt.  Now follow along and I will have you going in no
  72. time!
  73.  
  74. STEP #1
  75.  
  76.   A. Press the Alt key to activate the menu bar (or click
  77.      on a bar item with a mouse if you have one.)
  78.   B. Select FILE TOOLS with mouse or by pressing Enter.
  79.   C. Select PARSE ASCII REPORT FILE with mouse or by using
  80.      the down arrow key until you highlight the item and
  81.      then press Enter.
  82.   D. You will now see a Select Files box.  At first this 
  83.      box might seem complicated, but once you get used to
  84.      it you will see that it is no big deal.  You can change
  85.      the directory or drive you are on by clicking the drive
  86.      letter under the DIR/DRIVES box.  If you don't have a 
  87.      mouse you can get there by pressing TAB until you are 
  88.      in the box and then using the up arrow or down arrow to
  89.      navigate within the box.
  90.  
  91.      Now . . . to select the file that we want to PARSE we
  92.      can either type in the full name (with extension) in 
  93.      the file name box OR we can click or tab over the
  94.      FILES BOX  and use the arrow keys or mouse to highlight
  95.      the name of the file.  Note:  If your directory has a 
  96.      lot of files and you are using the tab and arrow keys to
  97.      navigate, USE THE RIGHT ARROW KEY to move new file names
  98.      into the viewing box.
  99.  
  100.      Wow, that was a windy explanation.  Moving along, we
  101.      need to load our sample file.  Type TEST.RPT in the file
  102.      box OR highlight the file name.  Now click on the box
  103.      that says OK or tab over to it and press Enter.
  104.   E. The file will load and you will see a strange looking 
  105.      screen with some text scattered about.  What you are 
  106.      looking at is a grid.  Notice the numbers on the top row
  107.      that are marked from 1 to 80.  The second row has numbers
  108.      marked from 81 to 160.  The third row has numbers marked
  109.      from 161 to 240.
  110.  
  111.      The first line of your report file is now in the computers
  112.      memory.  This is a report header and we do not need the 
  113.      that information in our final file.  So . . .  press the F4
  114.      key and the line will go away.  F4 instructs the computer to 
  115.      delete the line AND ALL LINES LIKE IT from the final parsed  
  116.      file.
  117.  
  118.  
  119.      Now you see the next line.  That is a header line too, so
  120.      press F4 to delete it.  Same for the third line, fourth line
  121.      and fifth line.  You can delete up to 10 lines, but five will
  122.      do for our sample.  
  123.  
  124.      Let's pause for a second.  As you get to know this program,
  125.      you will find out that it won't be necessary to delete lines
  126.      in most cases.  When you get to the second step, which is to
  127.      set markers, the markers will exclude the header lines in 
  128.      almost every case.  But, for illustration sake, we used delete
  129.      here.
  130.  
  131. STEP #2
  132.  
  133.      Now we will set our markers.  Press the F3 key and a little 
  134.      window will pop up.  The first question in the window asks for
  135.      a location for the marker.  Enter a 12 and press Enter.  The
  136.      second question wants to know if the marker will be a specific
  137.      character, a number or a letter.  Let's make it a number.  
  138.      Either click on the number bracket or arrow over there and 
  139.      press Enter.  We skipped right past the third question which
  140.      asks for the character.  Why?  Because you answered Number.
  141.      If all is OK press Enter on the OK box or click it.
  142.  
  143.      Presto.  You will see a red block right on top of position 12 
  144.      on the grid.  Inside the block you will see a yellow "N"
  145.      (that means number).   So what does this mean?  When you start
  146.      parsing, the computer will look at position 12 in every line 
  147.      in the report.  If it finds a number at that position it will
  148.      allow the line to be parsed.  If it doesn't find a number    
  149.      there, the line will be rejected.
  150.  
  151.      Press F3 again.  Select position 25 and select Letter.  Again
  152.      you will see a red block with a "L" in it over position number
  153.      25.  Press F3 again.  Select position 58 and choose character.
  154.      Now you will get to answer question #3.  Place a "/" in the  
  155.      box.  This tells the computer that it must find a "/" at 
  156.      position 58 for the line to be selected.
  157.  
  158. STEP #3
  159.  
  160.      Almost done.  Before we parse, we must tell the computer what
  161.      sections of each line we want to be our fields.  Press F2.
  162.      A window appears.  After start field position enter a 1. After
  163.      end field position enter a 12.  Press OK.  Little blinking
  164.      arrows appear above the grid at positions 1 and 12.  This    
  165.      means that for every line that is selected for use, we will 
  166.      SNIP OUT positions 1 to 12 and call the contents FIELD #1.
  167.  
  168.      Press F2, enter start position 25 and end position 50.
  169.  
  170.      Press F2, enter start position 56 and end position 63.
  171.  
  172.      Press F2, enter start position 78 and end position 88
  173.  
  174.      Press F2, enter start position 104 and end position 127.
  175.  
  176. STEP #4
  177.  
  178.      Now we are ready to parse the file.  Press F5.  Bingo!
  179.      the file is parsed.  Now this is a little sample file. It
  180.      will work just as good on a HUGE report with hundreds or 
  181.      even thousands of pages.
  182.  
  183.      You can get imaginative.  Let's say you want all last 
  184.      names beginning with the letter S.  Just place a character
  185.      marker and indicate "S" over the first position of the name
  186.      field and only last names beginning with "S" will be selected.
  187.      Experiment.  You can't hurt anything.  The parsed file is
  188.      written with the same base file name and an extension of
  189.      .PAR.  For example, our sample file was named "TEST.RPT".
  190.      If you check out your disk drive you will find a new file
  191.      named "TEST.PAR".  TEST.PAR is your parsed file.  TEST.RPT
  192.      remains unchanged.  Promise.
  193.  
  194. STEP #5
  195.  
  196.      You wouldn't be doing any of this if you did not need to 
  197.      extract information for use in your spreadsheet, database
  198.      or word processor.
  199.  
  200.      To help you out I will give you one final example.  Let's
  201.      say I want to load TEST.PAR into my well known spreadsheet
  202.      program.  I simply select IMPORT from the menu.  Then I
  203.      select ASCII, comma delimited.  For the file name I enter
  204.      TEST.PAR.  Done.  Now I can do what I want with the data.
  205.  
  206.      If you want to look at TEST.PAR, load it into your word processor,
  207.      text viewer or do the following at the DOS prompt:
  208.              Type TYPE TEST.PAR.
  209.      You will now see the parsed file.  Neat.
  210.  
  211. FINALLY
  212. =======
  213.  
  214. If you discover that this program has use, you should consider registering
  215. and get the full program.  The registered version gives you the full power
  216. of FILETOOL.  One feature that is very beneficial to regular users is
  217. the ability to set up a standard template for a report.  This means that you
  218. only need to set up your markers and fields ONCE for a report. See the
  219. section entitled "About MEDSoft" for the full program features.
  220.   
  221.